Hanna Warońska

Poniżej znajdziecie Państwo wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego. 

Jest to wstępna lista, albowiem w zależności od stanu faktycznego notariusz może wymagać jeszcze innych dokumentów. W razie wątpliwości - prosimy o kontakt.

Dokumenty wymagane do sporządzenia czynności zasadniczo powinny być dostarczone do kancelarii co najmniej na jeden dzień roboczy przed ustalonym terminem dokonania czynności. Wyjątkiem od tej reguły są mniej skomplikowane czynności - na przykład testament lub pełnomocnictwo.

Istnieje możliwość przesłania skanów dokumentów na adres e-mail kancelarii: kancelaria@waronska.pl

Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu lub innych (w szczególnych przypadkach). Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu notarialnego.

Jeśli do aktu przystępuje pełnomocnik - winien mieć przy sobie oryginał pełnomocnictwa.

1) Sprzedaż nieruchomości gruntowej (działki):

• numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
  • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  • akt poświaczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
  • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
  • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów wieczystoksięgowych),
• jeżeli działka nie ma być wydzielana do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów informacyjnych),
• zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (wydaje gmina),
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo),
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (dla celów wieczystoksięgowych) – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

2) Darowizna nieruchomości gruntowej (działki):

• numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
  • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  • akt poświaczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
  • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
  • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów wieczystoksięgowych),
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo) - uwaga: tylko w sytuacji gdy obdarowanym nie jest małżonek darczyńcy, krewni lub powinowaci w linii prostej bez ograniczenia stopnia, krewni lub powinowaci w linii bocznej do trzeciego stopnia lub osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jednostka samorządu terytorialnego,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (dla celów wieczystoksięgowych) – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,

3) Sprzedaż lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):

• numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczytej,
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
  • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  • akt poświaczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
  • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
  • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
• zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

4) Darowizna lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):

• numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczytej,
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
  • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  • akt poświaczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
  • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
  • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

5) Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
• numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej (jeśli została założona),
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
  • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  • akt poświaczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
  • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
  • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• opcjonalnie: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

6) Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza):

• odpis aktu małżeństwa,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
• jeżeli przedmiotem umowy ma być konkretna nieruchomość - numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.

7) Akt poświadczenia dziedziczenia:

• odpis aktu zgonu spadkodawcy,
• PESEL spadkodawcy, 
• testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony),
• akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy z aktów urodzenia lub skrócone odpisy z aktów małżeństwa (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),
• numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej nieruchomości, która wchodzi w skład spadku,
• dane osobowe biorących udział w czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania.

8) Pełnomocnictwo do sprzedaży / nabycia nieruchomości:

• dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
• dane osobowe pełnomocnika - imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL,
• dane nieruchomości - najlepiej numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.

9)  Testament:

• dane osobowe sporządzającego testament - to jest imię, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
• dane osób powoływanych do spadku - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL,
• w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego - dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości - numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej).

10)  Oświadczenie o przyjęciu / odrzuceniu spadku:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,
• informacje o osobach, które już przyjęły / odrzuciły spadek.

11)  Umowa spółki:

• dane wspólników - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
• informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki